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東池袋くしやま歯科医院

紙とシステムの2つ使いをやめたことで効率的な管理ができる?!

  • WEB予約
  • 業務効率
  • コスト削減
  • 他社からの切替
  • サポート体制

2020/08/27

紙とシステムの2つ使いをやめたことで効率的な管理ができる?!

有楽町線 東池袋駅より徒歩1分、住宅街とビジネス街が入り混じるこの場所で経営している歯科医院が、「東池袋くしやま歯科医院」です。平日は20代~30代のビジネスマンの方々、休日は地域の方々と、幅広い患者さまの治療を行っているこちらの歯科医院では2020年3月にデンタマッププラスを導入。紙のアポイント帳と予約システムを併用していましたが、デンタマッププラス導入後は1つで管理。アポイント帳と予約システムに分かれていた管理を統一したことで得られたメリットについて院長の櫛山先生にお聞きしました。

電話での予約確認からの解放

電話での予約確認からの解放

デンタマッププラスを導入する前までは、紙のアポイント帳と他社の予約管理システムを長年併用してきました。使用していた予約管理システムは、当初使いやすいと思っていましたが、他のシステム会社で出来ることが出来ていないことに気が付いたんですよね。
例えば、患者さまがWEBからご予約された際に、こちらから電話で連絡しなければいけません。WEB予約というものが出て来た当時はこのシステムが画期的だと思っていましたが、今ではWEB予約は1回で確約、連絡の際はメールで返信が主流ですよね。これまでの予約確認の連絡は、電話が繋がらないことが多くて困っていました。
予約の管理がもう少しスムーズになればと思っていたところに、デンタマッププラスのことが記載されたハガキが送られてきました。私が求めている「予約管理の効率化」が図れそうだなと思い、一度話を聞いてみようと思ったんですよ。
USENの営業の方にシステムのデモ画面を拝見させてもらったら、分かりやすく、こうして欲しいと思っている機能が備わっていましたね。

簡単に操作できるシステムだったからこそ、管理を1つにまとめられた

簡単に操作できるシステムだったからこそ、管理を1つにまとめられた

先ほどお話ししたようにアポイント帳と予約システムの2つで予約管理していたのですが、ベースは紙での管理でした。紙とシステムの併用は、二重の管理だから間違えが無く安心できるかもしれません。ですが、実際は管理するものが2つになるのでチェックもその分倍になります。紙のアポイント帳では、キャンセル時もいちいち消して、また書いて…という手間がありました。システムではWEBからの予約を管理していたのですが、WEBから予約が入ったらFAXで送られます。紙のアポイント帳、パソコンの他にFAXも確認しなければならず、振り返ってみると、とても効率が悪かったと思います。
デンタマッププラスの場合、予約入力・予約変更が簡単にできます。診察券番号を打ち込めば患者さまの来院履歴も出てくるので紙のように1ページ1ページめくって調べる必要がないのでとても便利です。また、今までは診療室用にアポイント帳の予約情報を手書きで写していたのですが、デンタマッププラスのアポイント帳を印刷するだけですので、効率が良くなりました。スタッフにこんな大変な作業を長年させていたんだと、気が付きましたね…。
WEB予約に至っては、予約が入ったらメールで届くし、事前の確認連絡もメールで行えます。2つなければできなかった管理がデンタマッププラス1つでできるようになったので、併用の管理をついにやめることができました。

良い予約管理システムは分かりやすいから慣れるのも早い

良い予約管理システムは分かりやすいから慣れるのも早い

デンタマッププラス1つにしてからは、1週間ほどで慣れることが出来ました。最初は補助輪を外す感覚でしたのでスタッフが不安を漏らしていましたが、システム自体、「何をどうすればどうなるか」が分かりやすかったですし、分からないことがあったらUSENに連絡すれば丁寧に教えてくれるので早く慣れることが出来ました。
私自身、新しいものを取り入れることで前向きな変化があるのでは?とワクワクしていましたので、導入が楽しみでしたね。実際、導入して良かったと思っています。

満足度は80%以上!必要な機能が入っているのに低コスト

満足度は80%以上!必要な機能が入っているのに低コスト

以前、使用していた予約管理システムは、使いたい機能が無いのにデンタマッププラスよりも倍の金額を毎月支払っていました。デンタマッププラスは、業務効率が良くなっただけでなく、低コストなので経費削減もできました。まさに一石二鳥ですね!
予約管理システムを探している先生がいればデンタマッププラスを紹介したいです。

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