UPDATE : 2017/04/24

導入医院さまの声(くにたち旭通り歯科)|デンタル・コンシェルジュ

『デンタル・コンシェルジュ』の導入から約2年が経過する、「くにたち旭通り歯科」理事長の清水龍先生にお話をお伺いしました。ユニット9台、スタッフ40名と大型クリニックの「くにたち旭通り歯科」さまでは、スタッフの働きやすい環境づくりと患者さまに対する治療水準の均一化を目的に、院内業務を11のカテゴリーに分類してマニュアル化し、社員の教育などに活用されています。また、各ドクターが患者さま一人ひとりと今後の治療計画について細かく話し合う時間をしっかりと設けられ、信頼関係の構築にも重点をおかれています。

理事長が感じる現場スタッフの変化

理事長が感じる現場スタッフの変化_院長

コンシェルジュ:導入前はスタッフ全員がシステム化に否定的だったとお伺いしましたが――。

清水理事長:導入前、現場は不安だらけでした。アポイントミスが続くのではないか?患者さまにご迷惑をお掛けしてしまうのではないか?など、懸念事項は多々ありましたが、実際に導入してみると非常に分かりやすく、使いやすいシステムです。スタッフも前向きになり、「もう紙には戻れない」という声がほとんどです。デンタル・コンシェルジュの操作については、オリジナルの受付用マニュアルに運用方法をすべて記載し、院内スタッフに周知しています。

予約入力・変更もクリック操作オンリーで時短に

予約入力・変更もクリック操作オンリーで時短に_TOP

コンシェルジュ:導入前後で、受付業務に変化はありましたか?

受付スタッフ:今までは患者さまからお電話を受けると、カルテ探しから始まり、慌ただしく電話応対をしてしまうことが多かったのですが、デンタル・コンシェルジュなら、名前検索で患者さまの過去の予約・治療履歴等をすぐに導き出すことができ、次回予約の入力や変更がとてもスムーズです。また紙のアポ帳には予約を取るために必要な情報をすべて手書きしていましたので、それがネットを通じたパソコン作業に変わったことで、大幅な時間短縮につながりました。更に、紙のアポ帳では管理がしづらかった、年間を通しての予約や複数回に渡る予約もスマートに管理できるようになりました!

<いいね!ポイント①:システム化で受付業務の効率UP>
多くの医院さまにおいて、受付スタッフさんは一日を通して様々な業務を抱え、ご多忙であるとお察しいたします。しかしデンタル・コンシェルジュなら、予約や患者情報の管理、電話対応もスマート且つ効率的に行えますので、気持ちにも余裕が生まれ、患者さまへの対応にもより一層心が込められます。

受付スタッフの残業時間を削減

受付スタッフの残業時間を削減_TOP

清水理事長:受付業務の効率化といえば、当院では毎月行っている院内勉強会の場でドクター毎のキャンセル率を、良い意味で意識付けするために発表しているのですが、今までは受付スタッフがアナログな方法で計算をしていたところ、デンタル・コンシェルジュなら日々の予約を管理しているだけで、自動でデータ化をしてくれるので、受付スタッフの業務時間外のタスク削減につながりました。

<いいね!ポイント②:自動で医院のデータ分析を実施>
マイページに表示される分析データには、直近3ヵ月のキャンセル率、1ヵ月以内のキャンセルリカバリー率(キャンセル後の予約取得率)などがあり、該当の患者さまを『キャンセル登録』しておくことで、統計グラフに自動で数値が反映される仕組みになっています。
ちなみに、該当者はキャンセル者リストとしても一覧表示ができ、キャンセル日や次回予約の有無、担当Dr./DHなどによっても絞り込みができますので、それぞれの患者さまに適したアプローチを検討することが可能です。

キャンセル対策は7対3の法則で

キャンセル対策は7対3の法則で_TOP

コンシェルジュ:キャンセル対策のために、どのような取組みをされましたか?

清水理事長:私の考えるキャンセル対策は、3割が患者さま側のうっかり忘れを、リマインダーメールによってケアすることで、7割はドクター自身が日頃から患者さま一人ひとりとの関係づくりに努め、「こんなに一生懸命だから治療に行かなきゃ!」と思わせられるような信頼関係を構築することにあると思います。そのためには、普段から些細な気遣いやお声がけを行い、患者さまとの距離を縮める努力が必須と考え、当院ではコミュニケーションの一環として、各ドクターが直接チェアサイドで次回予約日を決めるようにしています。

<いいね!ポイント③:患者さまとのコミュニケーションツールとして>
デンタル・コンシェルジュなら患者カルテの画面を見るだけでプロフィールから過去の治療履歴まで確認ができ、レセコンやカルテ無しでもある程度の情報をパッと把握することができます。次回予約の取得も、タブレット端末を使ってチェアサイドにて行うことができ、患者さまとのコミュニケーションツールとしてもご活用いただけます。

◇◆いいね!ポイントまとめ◆◇
① 電子化により予約の入力・変更や電話対応などの受付業務もスマート且つ効率的に
② マイページにはキャンセル率などの医院分析データが自動で数値化され、集計などのアナログな作業を大幅に削減。院内ミーティングなどの場面でも活躍
③ 患者さまのプロフィール情報から過去の治療履歴まで確認ができ、患者さまとの距離を縮めるためのコミュニケーションツールとしてもお役立ち

清水理事長、診療終わりでお疲れのところ、取材へのご協力ありがとうございました!ちなみにマイページのデータ分析では、キャンセル率をはじめ、一日の平均来院数や定期検診来院率などについて全体の目標設定ができますので、今後の院内勉強会における『目標設定機能』のご活用も是非ご検討ください。

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住所東京都国立市東1-7-5弥生ビル1F
電話番号0120-898-890
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