UPDATE : 2017/07/27

導入医院さまの声(新江古田こばやし歯科クリニック)|デンタル・コンシェルジュ

『デンタル・コンシェルジュ』導入から約2年が経過する、新江古田こばやし歯科クリニック 院長の小林良先生と、受付業務に携わるスタッフの永井さん、酒井さんにお話をお伺いしました。「痛いところを治療して終わり」ではなく、長期的な目線で効率的な予防を継続し、患者さまの口腔の健康から全身の健康をサポートし、QOL向上のお手伝いをされています。各個室に設置された大型モニターやデジタルツールは、患者さまの医療への関心を高め、歯科医療の価値を丁寧且つ分かりやすく伝えるために活用されています。

バージョンアップの頻度に好感

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コンシェルジュ:紙での管理からデジタル化されたきっかけを教えてください。

小林先生:医院の成長に伴い患者数が増加したことと、受付で管理している情報を経営にも生かしていきたいという考えからデジタル化を図りました。デンタル・コンシェルジュは、ユーザーの声を積極的に取り入れ、こまめにバージョンアップがされていますし、なによりUSENさんがバックに付いているという安心感と今後の発展性にも期待ができるので、他社と比較した結果、採用の決め手となりました。スタッフに導入を提案した時、当時の受付には「辞めます!」と言われたほど、紙からの移行には心理的なハードルがありましたが、USENさんの手厚いアフターフォローのおかげで、不安を解消しながら導入ができ感謝しています。

<いいね!ポイント①:現場の声を積極的に取り入れる姿勢
より良いシステムに近づけるため、日々ユーザーさまの声に耳を傾け、システム改良に取り組んでいます。「開業以来、アポイント管理はずっと紙」「なかなかデジタル化へのイメージがわかない」といった医院さまにも、しっかりとアフターフォローをいたしますのでご安心ください。

もう紙のアポ帳には戻れない

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コンシェルジュ:システム導入時の心境はいかがでしたか?

永井さん:今では紙の時代が信じられないぐらいですが、当時は正直とても戸惑いました。パソコン操作やメール送信などには、それまで縁がなかったので、使いこなせるか不安だったんです。デジタル化してみて、今一番お伝えしたいのは、「比較的年齢が上の方や、パソコン操作に自信がない方でも、デンタル・コンシェルジュなら操作も簡単だし、USENさんのサポートもしっかりしているので大丈夫」ということです。私が受付として重宝しているのは『メモ欄』で、例えば「前回お待たせしてしまった」「治療後の腫れを気にされていた」等、紙のアポイント帳には、スペースの関係上、記載が難しかった/煩雑になりがちだった情報をメモとして残せるので、患者さまを気遣う一言もかけやすいです。

<いいね!ポイント②:簡単操作&ホスピタリティ向上>
デンタル・コンシェルジュは、直観的なデザインで操作も簡単なので、ユーザーを選びません。また、患者さまの細かな情報をメモ欄やアイコンとして記載できるので、スムーズな応対・ホスピタリティの向上にもつながります。

連絡者リストでうっかり忘れを防止

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コンシェルジュ:日常のアポイント管理をする以外に、活用されている機能はありますか?

酒井さん:患者管理のリストはフル活用しています。例えば、先の予定が分からず次回来院日を確定できなかった方は、連絡者リストへの登録を徹底しています。そうすることで、連絡しなくてはいけない患者さまが日毎に一覧表示でき、連絡のうっかり忘れと、治療が中断してしまうことを効率良く防止できます。また、次回予約未定者の中でも、なかなか予定が合わず次回予約を確定できないような方に限っては、キャンセル待ちリストも活用しています。キャンセルが発生した際に、その枠にマッチする患者さまの情報が自動的に表示されるので、空き枠を漏れなく埋めることができ便利です。

<いいね!ポイント③:連絡者リスト&キャンセル待ちリスト>
次回予約未定者の方は、『連絡者リスト』への登録で、連絡のうっかり忘れを簡単に防止できます。また『キャンセル待ちリスト』は、患者さまの希望する曜日・時間帯および医院側の条件(治療の所要時間、担当者名など)を登録しておくだけで、キャンセルになってしまった枠を効率良く埋めるサポートをしてくれます。

◇◆ いいね!ポイントまとめ ◆◇
① 現場の声をこまめに取り入れ、進化を続けるシステムです。導入後もUSENスタッフがしっかりとサポートいたしますので、ご安心ください
② PCに不慣れな方、年配の方でも操作しやすい直感的なデザインです。些細な情報もメモに残せて、患者さまへの丁寧な応対につながります
③ 患者管理のリストにより、連絡のうっかり忘れや中断患者の防止、キャンセル枠の充填もサポートします

小林先生、お休みのところ、貴重なお時間をありがとうございました。導入されて約2年になりますが、メール送信機能はもちろん、患者管理のリストも最大限に活用されており、キャンセル対策や中断患者さまの防止、定期健診の受診促進対策にも抜かりがないですね!引き続き、システムのバージョンアップなどを通して、クリニック運営・経営のサポートをいたしますので、よろしくお願いいたします。

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