UPDATE : 2019/11/15

導入医院さまの声(のかりや歯科)|デンタル・コンシェルジュ

2017年6月から予約管理システムでデンタル・コンシェルジュをご利用いただいているのが、東京都墨田区の曳舟駅近くにあるのかりや歯科です。開業から30余年、地域に根差した歯科医院ながらも世界基準の治療を目指しています。患者の予約管理においても新たにネットでの管理体制へとシフトしています。 今回はのかりや歯科の野苅家先生にデンタル・コンシェルジュ導入の経緯などをお伺いしました。

アナログ管理から、システム化・オンライン化へ移り変わる歯科業界

アナログ管理から、システム化・オンライン化へ移り変わる歯科業界_院長

ー 以前、予約の管理を紙で行っていたかと思うのですが、クラウドでの予約管理に踏み切るきっかけがあれば教えてください。

ー 実を言うと、紙での予約管理が不便だったというわけではありません。私自身、紙の方が見やすいという意識は強くあって、昔から手帳もカルテも紙のものを使ってきました。何でも直接書き込める方が性に合っているんです。
ただ、今の時代にこのまま紙での予約管理で大丈夫なのかなという不安はありましたね。受付スタッフからは「今まで通り紙のままでいいです」という声もあったので、予約管理システムを導入するときは、正直、少し勇気が必要でした。
実際に導入してみると、家にいる時にアポイントを確認できるのが便利ですね。ふと明日の予定を確認したいタイミングは意外とよくあって、そういった時に、どこにいてもすぐに確認できるというのは、紙で管理をしていた頃ではありえなかったので嬉しい部分です。 逆にパソコンが得意でない方にとっては、紙の方が良いという意見はあると思うのですが、これからは歯科業界においても、パソコンやスマートフォンに慣れて育ってきた若い世代が多くなります。そういった世代にとっては手で書き込むよりも、キーボードを打つ方が早いと思うので、今のうちにクラウドでの管理へ切り替えるというのもひとつの選択だと思います。

後を絶えない無断キャンセルの原因

後を絶えない無断キャンセルの原因_院長

ー 予約管理に付随する話で、予約の無断キャンセルが問題視されていますが、医院の実情として先生の印象はいかがですか?

ー 無断キャンセルは、ネットから予約された方に特に多いです。医院のホームページを見て電話で予約される方はキャンセルが少ないのですが、WEB予約を専門に扱うサイトでは、簡単に予約ができるので、その分簡単に無断キャンセルをされてしまう。サイトの特性上、仕方がない部分ではあると思うのですが……そこは難しい問題ですね。あとは予約を忘れている方や、近くの医院ならどこでもいいというような方もキャンセルが多いです。そういった複数のことが原因としてあるので、医院の防止策も複数の取り組みを行うことが大切ではないかと思います。

無断キャンセル防止をシステムで行う

無断キャンセル防止をシステムで行う_院長

ー それでは具体的にどのような防止策を行っていますか?

ー 無断キャンセル防止の対策を、つい先日始めたばかりなのですが、デンタル・コンシェルジュの予約管理システムを使って、来院予約の前日にリマインドメールを送るようにしています。早速、無断キャンセルが減ってきた手応えはありますね。少なくとも来院する気はあるのに単純に忘れている方にとっては間違いなく効果があるのではないでしょうか。 システムでの予約管理に話は戻るのですが、このリマインドメールはシステムでの予約管理だからこそ行える大きなメリットだと思います。紙での予約管理ではこういった患者へのアプローチは難しいですから。

予約管理システムを活用した今後の展望

予約管理システムを活用した今後の展望_院長

ー 今後、予約管理システムに期待していることはありますか?

ー リマインドメールを無断キャンセルの予防としてだけでなく、他にも有効活用できるのではないかと期待しています。というのも、医院では無断キャンセルの他に予約時間ぴったりに来院される患者さまが多いという課題を抱えています。 例えば、15:30から予約があるとして、ちょうど15:30に来院されても、すぐには治療できません。5分~10分ほど安静にしていただかないと、特に抜歯などは息が切れた状態では危険です。ですが、患者さまは予約に間に合えばいいと思っている方がほとんどなので、リマインドメールに「10分前には来院して身体を休めてください」というような注意文を入れてみるのもいいのかなと、まだ試してはいませんが考えています。 予約キャンセルもそうですが、ペナルティを与えるのではなく、そういったことで歯科治療の重要性を患者さまへ負荷なく啓蒙できたらいいなと思いますね。

ご導入メリットのまとめ
◇予約管理をシステム化することで、どこにいても確認できる
◇書くよりもカンタンに使用できる
◇無断キャンセルはリマインドメールで抑止!

野苅家先生、インタビューにご協力いただきありがとうございました。 どこにいても予約が確認できることで、心に余裕が生まれたり、患者さまの症状などをよく知ることができたりと業務効率化に繋げることが可能となります。
また、無断キャンセルは大きな損失となります。無断キャンセルを少しでも抑止することは医院と患者さまの関係構築に繋がり、利益に繋がるのではないでしょうか。