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ボーイズ＆ガールズデンタルクリニック三宿

ミスが減るだけじゃない、ホスピタリティまで考えられる理由

業務効率
アポミス減
紙からの切替

東京・池尻大橋にある「ボーイズ＆ガールズデンタルクリニック三宿」。大人の矯正をメインにしていた吉崎仁先生が「子どもの頃からケアをしていれば後々の苦労も減る」という思いから2019年に医院を継承。院内には元気で明るいスタッフたち。小さなお子さんでも安心して治療が受けられる環境が整えられています。
医院では、今までの紙のアポイント帳から予約管理システムに切り替えました。電子化した理由や、使ってみた感想などを吉崎先生はもちろん、使用頻度が高いスタッフの方々にもお話を伺いました。

場所を選ばず、簡単に予約や状況を確認

吉崎仁先生：紙のアポイント帳を使っていましたけど、不便にも感じていなかったので、正直、電子化なんて考えてもいませんでした。
なぜ導入したか？　営業さんが中学の後輩だったから（笑）。その縁もあったし、「他社と比較しても一番安いです！」という言葉を信じて、じゃあ一度入れてみようか、と（笑）。
きっかけとしては軽い感じでしたけど、使ってみるとすごく便利ですよね。携帯でもアクセスできるので、場所や時間を選ばずに予約状況が見られるのは本当にいい。紙じゃその場にいないと確認できないですから。それはすごく助かっています。

永堀紗世さん（スタッフ）：タブレットでも予約が取れるので、患者さまにはユニットや診療後に待合室でお待ちいただいているときなど、画面を見せながら「ここは予約が取れますけど、いかがですか？」という感じで使用することもあります。患者さまも「混んでいるから待たなきゃいけないのかな」と思っているときに、こちらからお声がけすると、喜ばれている印象がありますね。
簡単に予約を管理できるから先生からも「入れておいたよ」って言われたこともありました（笑）。

予約管理システムだからできる！業務効率化

永堀紗世さん（スタッフ）：予約管理システムだと無断キャンセルの方がリスト化されるので、一目でわかるんですよね。紙のアポイント帳だと、無断キャンセルされてもそのまま流れていってしまうだけ。予約の電話がかかってきたらまた入れての繰り返しでした。
でも、今は無断キャンセル者がリスト化されているので、例えば月末に「来月、来院しませんか？」と一斉に電話をして、患者さまの再来院を促すことができるんです。

吉越弥生さん（スタッフ）：アポイント帳への書き写しでミスがなくなったなと思います。予約時間を変更するのにも、紙の場合は写しながら書いて、そのあと消しゴムで消して…って。予約管理システムだと、予約の移動もドラックするだけです。作業が楽ですし、なにより書き写しのミスによるトラブルがなくなりました。

リマインドとリコールメールで患者さまを集患！

永堀紗世さん（スタッフ）：受付では患者さまに「リマインドメールを送るのでアドレスを登録してください」と言っています。リマインドメールを送ることができれば無断キャンセルの抑止にもなりますからね。
また、4ヵ月経ったリコールの患者さまにもメールを出し始めました。どんな反応が返ってくるかはこれからですが、集患に繋がればいいなと思っています。

吉崎仁先生：現在は予約管理やリマインドメールの送信がメインですが、ホームページを作っている最中（2020年3月現在）なので、今後はシステムを連携させてホームページからも患者さまが予約できるような仕組みにしていきたいですね。