導入事例
82%のデンタマップ ユーザーに
ご満足いただいています
上目黒歯科医院
必要な機能のみ搭載しているからこそ使いこなせる予約管理システムの魅力
中目黒駅から徒歩2分、東京都目黒区にある上目黒歯科医院は、一般歯科、小児歯科、矯正歯科、口腔外科と幅広い診療を行う歯科医院。
平日は朝10時から夜の9時まで診療を行い、お子さまからご年配の方だけでなく、ビジネスパーソンのライフスタイルにも寄り添った診療スタイルを採用しています。
今回は、紙での予約管理から多機能予約管理システムへの切り替えを経て、現在はUSENが提供するデンタル・コンシェルジュの予約管理システムを利用されている上目黒歯科医院 院長の石塚 壮先生に、その変遷の経緯、また現在使用中の予約管理システム、デンタマッププラス導入後の効果についてお伺いしました。
紙での煩雑な管理をシステムで解決
開院当初、うちの医院では紙での予約管理をしていたのですが、紙に書いてスタッフ間で共有するとなると、患者さま情報の連絡漏れや、見落とし、突然の予約変更によるアポイントミスというような人的ミスがどうしても生じていました。そこで予約管理システムの導入に踏み切り、WEB上での管理になってからは、そういった人手によるミスはほとんど起きていませんし、防止できていますね。
紙で簡単に書いておく分には、その場だけを考えれば楽なのですが、それを共有し忘れてしまっては意味がありません。システムでの管理では、画面上で申し送り事項を伝達できるので、口頭で伝え忘れたとしても、見落とす心配がありません。
紙の管理で煩雑になってしまう部分をシステムで補うことができるので、そのフォローには随分助けられていますね。
必要な機能のみを搭載したデンタマッププラス
予約管理システムの導入によって、管理の煩雑さは解消されたのですが、システムの機能が多すぎて使い切れていない部分が多くありました。システム自体には満足していたのですが、うちの医院で必要としている機能以上のものが搭載されすぎていた、という印象でしょうか。レセコンで使用している機能と重複してしまっている機能もあり、その余分な機能をどう活用していくべきか、そこに戸惑っていたタイミングでデンタル・コンシェルジュの新しい予約管理システム、デンタマッププラスを知り、システムを移行することにしました。
デンタマッププラスでは、当院が必要としていた機能、患者管理、予約管理、リマインドメール機能に特化したシステムになっているので、余計な部分がそぎ落とされ、使い勝手がよくなりました。
システムを移行する際も、USENの営業の方が来て、使い方から何からサポートしてくださったので、滞りなく進めることができました。新しいシステムにも当然慣れているわけではないので、なかなか自分たちだけでは難しい部分が多いです。しっかりとしたサポートがあることも安心でしたね。
予約時間を先に抑えて効率アップ
システムをデンタマッププラスに切り替えたことで大きく変わった部分でいうと、予約内容を入力する順序でしょうか。今まで次回の予約を取る際には、まず患者さまの詳細画面に行き、そこで診療内容を選択してから、最後に予約時間を決めるという流れで行っていたのですが、それが今回のデンタマッププラスでは、予約時間を先に決めてから患者情報や診療内容を選択する必要がありました。慣れるまで少し戸惑いはありましたが、慣れてしまうとこの順序にもメリットがあって――。
先に予約時間を確保できるということは、患者さまが忙しい場合はまず予約の時間だけとっておいて、後から診療内容を入れるといったこともできます。それでとりあえずは予約が取れるんですね。
その辺が、慣れてくると患者さまにとってもスタッフにとっても、接客にかかる時間がかなり抑えられてるのかなと思います。
現状課題はリマインドメールのメリット周知
今、感じている課題は、予約管理や患者情報の管理というよりもメール配信についてです。それも、メール配信の機能に不満があるというわけではなく、患者さまがなかなかメールアドレスを教えてくれないというところ。リマインドメールの便利さをすでに知っている方は、迷わずメールアドレスを教えて下さるのですが、そうでない方は「別にいいよ」という感じで拒むことが多いんです。本当はそういう方にこそ活用していただきたいのですが、そうはならないのが現状の課題ですね。システムとしては使用していて特に不便を感じておりません。スタッフからもそういった声は上がっていないですね。
これから開院する医院で、予約管理を台帳など紙で考えている、もしくは現状そうした管理を行っていて、予約管理システムへの切り替えに不安を抱かれているとしたら、その心配は不要だと思いますね。
むしろ今後は予約システムを導入して、予約管理をデジタル化していく方が自然の流れなんじゃないかと思います。
