導入事例

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松山矯正歯科新宿御苑クリニック

医院に合ったシステムを使用することで、業務効率化が可能になる理由

WEB予約
他社からの切替
サポート体制

新宿のオフィス街近くにある『松山矯正歯科新宿御苑クリニック』は、歯列矯正専門の歯科医院。高度な矯正歯科治療だけでなく、丁寧で分かりやすい説明、気軽に相談しやすい環境が、子どもから大人まで、幅広い患者さまの厚い信頼を集めています。2016年9月の開院当初からネットでの予約受付を行っている『松山矯正歯科新宿御苑クリニック』。松山仁昭院長に、現在ご利用いただいているデンタル・コンシェルジュの予約管理システム導入の経緯、システムを使用した予約管理のメリットについて伺いました。

9割以上の患者さまはネットからの予約受付

この医院では、患者さまとの一番初めの接点である「無料相談」を全てネット予約で行っています。ホームページには医院の電話番号も掲載しているので、ときどき電話での予約もありますが、それも月に2～3件程です。9割以上の患者さまからはネットで予約いただいている状況です。こんな時代ですから、みなさんスマホで検索されて、そのままネットで予約するというのがほとんどなのだと思います。
開院当初、デンタル・コンシェルジュの予約管理システムを契約する前に、無料の予約管理システムを使用していたことがあるのですが、無料のシステムだと予約を入れていく時間軸の列が１列のみでした。医師が１人で、患者さまを１人ずつ診るような歯科医院であればそれでも事足りると思うのですが、医師が複数いたり、抱えている患者さまの数が多かったりすると、それでは管理ができません。当院も患者さまの人数増加に伴い、デンタル・コンシェルジュで取り扱っている予約管理システムを導入することに踏み切りました。

他システムとの併用にも最適なシンプル設計

うちの医院では、実はデンタル・コンシェルジュ以外にも予約管理システムを2つ使用しているのですが、それぞれに異なった特徴があって、それらを併用するようなかたちを採っています。1つは、デンタル・コンシェルジュと同じようにWEBで予約受付ができるものなのですが、こちらからはほとんど予約は取れておらず、ただSEOに強い会社なので、露出の場面を増やすという意味合いで使用しています。もう1つは、矯正歯科に特化した予約管理システム。こちらは、「無料相談」以降、実際に矯正治療が始まってからの予約管理に使用しています。そのシステムで、お金の管理や来院率、キャンセル率の分析を行っているので、デンタル・コンシェルジュの予約管理システムでは、主に「無料相談」のネット予約とメール配信の面で活用しています。逆にその2つの機能以外は必要ないということもあり、当初は多機能な予約管理システムを利用していたのですが、営業担当の方と相談をさせていただく中で、よりシンプルな機能設計のシステムをご提案いただき、切り替えをさせていただいた経緯があります。

医院にあったサイズ感のシステムが重要

以前まで使用していた予約管理システムの中には、機能が豊富な分、うまく使いこなせていない感じがあったので、シンプルで使いやすい現在のシステムの方がうちには合っている気がしています。データの移行も全部やってくれたので、それも有難かったですね。
まだ使い方に慣れていないとうことはありますが、それでもネット予約の面で特にストレスなく使用できています。
ただ１点、機能が豊富な当初のシステムでは、その日キャンセルがあった患者さまに対してシステムからメールを配信していたのですが、今のシステムだとそれができなくて。
なので、今は手動で送っているのですが、そこが少し痛い所ですね。ただ、その分値段が安くなっていると考えると許容範囲かなと思います。

予約管理システムの最大のメリット

うちの医院では、紙での予約管理は一切行っておりません。すべてネット上でデータとして管理しています。物理的に紙が増えていくという問題もありますが、一番の問題はやはりメール配信などのアクションを起こしづらい点ですね。
予約日の前日に送るリマインドメールの効果はすごく大きくて、リマインドメールを送るか送らないかでキャンセル率は全然違ってきます。それだけでもシステムで管理するメリットはありますが、その他にも、予約がキャンセルのままになっている患者さまに対して、もう一度メールを送信することもできます。現在使用しているデンタル・コンシェルジュの予約管理システムは、患者さまの来院状況が非常に見やすくなっているので、そこは頻繁に確認していますね。
システムの切り替え後、使いづらくなるのかなと少し不安に思っていましたが、基本的な機能はきちんと備わっているので、特に困ることもなく安心して使用しています。