UPDATE : 2017/03/31

導入医院さまの声(アペックス メディカル・デンタルクリニック)|デンタル・コンシェルジュ

2015年4月より『デンタル・コンシェルジュ』をご利用いただいている、東京・二子玉川のアペックス メディカル・デンタルクリニック 院長 福野雅人先生と、歯科アテンダントの田口まりえさんにお話をお伺いしました。グループ内に医科、歯科、介護部門を併設されており、各科と連携を図りながら、全身状態を視野に入れた治療方法を提案されています。また「お待たせしないこと」、「わかりやすいこと」など、歯科医院の基礎となる「おもてなし」の提供も徹底されています。10年以上にわたる訪問診療の実績・経験から、医科と連携した摂食嚥下機能訓練なども対応されています。

スマホ時代の歯科医院経営戦略として

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コンシェルジュ:デンタル・コンシェルジュを利用されようと思ったきっかけは何ですか?

福野先生:2002年に開業して以来、年々患者数も増加し、スタッフの人数も増えてきていることから紙媒体での管理が難しくなり、アポイント管理の電子化に踏み切りました。最近ではスマホの普及率も7割を超え、そんな世間の風潮に取り残されないためにも、電子化はマストであると考えます。少しでも早い段階でノウハウを学び、一歩先を行く歯科医院になれればと思いました!

もうカルテ探しに手間取らない

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コンシェルジュ:すばらしいですね!では、先を行く歯科医院さんの代表として、アポイント管理を電子化するメリットを教えていただけますか?

田口さん:受付スタッフとして実感するメリットは主に2つあり、1つ目はカルテをその都度探してくる手間が省けるということです。例えば、患者さまからお電話を受けた際、患者検索機能を使って素早くその方の情報を確認し対応ができますし、また紙の予約帳と違って一枠の記入スペースに制限がないので、申し送り事項やちょっとしたメモを記入しておけて重宝しています!

<いいね!ポイント①:スムーズな受付応対をサポート>
患者検索機能により、スムーズな電話応対および予約の受付・入力が可能です。紙の予約帳では、一枠に氏名、診察券番号、処置内容など最低限の情報しか書き込めず、カルテを探してこないと詳細情報が確認できなかったところ、デンタル・コンシェルジュを使えば、その日の予約一覧にある患者さまのお名前をクリックするだけで、プロフィールをはじめ、過去の来院・キャンセル履歴、次回予約日時や治療の進捗状況など、すべての情報が閲覧できます。

次回予約未定者へのフォロー

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田口さん:2つ目のメリットは、予約をキャンセルした患者さまが自動でリスト化され、またそれぞれの方の過去のキャンセル履歴一覧も表示できるので、対象者に適切なアプローチを検討することができるところです。治療が中断してしまわないよう、効率良く、そしてあまり手間をかけずに再来院を促せるので、受付スタッフにとって助かります。

<いいね!ポイント②:紙の管理では埋もれがちだったキャンセル対策>
キャンセル者リストから詳細条件で絞り込みをすることもでき、例えば、特定の期間内にキャンセルをされ、次回予約が入っていない患者さまを対象に再来院を促すメール送信をすることも可能です。紙媒体の管理では後追いがしづらかったキャンセル患者さまへの対応も効率良く行えます。

スタッフ間のコミュニケーションツールとして

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田口さん:また当院では訪問診療も行っている関係で、外来を担当するドクターが毎日異なったり、スタッフの出退勤時間もバラバラだったりするので、シフト管理が煩雑になりがちなのですが、デンタル・コンシェルジュを使えばシフト管理も簡単で、カレンダー画面の左下を見れば、その日、その時間帯にいるスタッフの一覧がパッと確認できるので便利です!

福野先生:あと非常勤の先生の場合、院外でも自身の診療スケジュールを確認できるので、明日の患者さまのイメトレができたり、治療に必要な物品の取り寄せや紹介状の執筆について思い出し、迅速に対応ができるので、クラウド型というのは当院にすごく合っています。

<いいね!ポイント③:訪問診療担当のドクターともスマートに連携>
クラウド型サービスなので、訪問診療を担当されているドクターや非常勤の先生でも、院外からご自身のスケジュール管理がスマートに行え、またカレンダー画面左側にある日毎メモや掲示板を活用すれば、スタッフ間の情報共有・連絡事項もスムーズに伝達できます。

◇◆いいね!ポイントまとめ◆◇
① 患者さまから予約のお電話を受けた際も、患者検索機能でスムーズなアポ取りを実現!
② キャンセル者リストとメール送信機能を駆使すれば、次回予約未定者への対策もばっちり
③ クラウド型サービスにより、院外からでもスマートなスケジュール管理

福野先生、田口さん、お忙しい中取材へのご協力ありがとうございました。デンタル・コンシェルジュの導入により、電話応対をはじめとする受付業務全般やキャンセル患者さまへのアプローチが効率化され、医院さまの業務改善につながったことを、コンシェルジュチーム一同大変嬉しく思います!今後は、HTMLのメールテンプレートを活用した患者さまへの情報発信についても是非ご検討ください。

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住所東京都世田谷区玉川3-6-1第6明友ビル6階
電話番号0120-16-1814
診療科目歯科・小児歯科・矯正歯科・歯科口腔外科

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